Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für den reibungslosen Betrieb unserer Offices. Du verantwortest das Office Management für unseren Hauptstandort mit rund 50 Mitarbeitenden vor Ort und steuerst darüber hinaus weitere Standorte in ganz Deutschland.
In deiner Rolle verbindest du operative Exzellenz mit Serviceorientierung, Prozessdenken und Organisationstalent. Zudem übernimmst du die fachliche Führung eines weiteren Office Assistenten und arbeitest eng mit dem Vorstand zusammen.
Office Management & Services
- Koordination und Steuerung aller Office-Dienstleistungen (z. B. Lieferanten, Reinigung, Wartung)
- Kontinuierliche Optimierung der Office-Services mit Blick auf Qualität, Kosten und Nutzerzufriedenheit
- Sicherstellung eines professionellen, einladenden und gut organisierten Arbeitsumfelds
Standort- & Teamsteuerung
- Verantwortung für die Steuerung und Weiterentwicklung weiterer Offices deutschlandweit
- Fachliche Führung und Koordination eines Office Assistenten
- Enge Abstimmung mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern
Bestell- & Prozessmanagement
- Verantwortung für das Bestellwesen von Büromaterialien
- Analyse, Strukturierung und Optimierung der Bestell- und Lieferprozesse
Fuhrparkmanagement
- Verwaltung und Weiterentwicklung des Fuhrparks (ca. 30 Fahrzeuge deutschlandweit)
- Koordination von Leasing, Übergaben, Rückgaben, Schäden und Dienstleistern
Sicherheits- & Gesundheitsmanagement
- Verantwortung für Sicherheits- und Gesundheitsbelange an den Standorten Hamburg und München
- Koordination relevanter Maßnahmen, Dienstleister und Dokumentationen
Event- & Meetingmanagement
- Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Events
- Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Raumorganisation, Catering, Ausstattung)
Vorstandsassistenz (teilweise)
- Unterstützung des Vorstands im Kalender- und Terminmanagement
- Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
